Als Office Manager draag je bij aan de soepele afwikkeling van onze dagelijkse kantooractiviteiten en onze (verhuur)evenementen. Je werkt graag achter de schermen en zorgt ervoor dat alles goed georganiseerd is, van het beheren van kantoorbenodigdheden tot het voorbereiden van de logistiek voor evenementen en het ondersteunen van collega’s in de hele organisatie.

In nauwe samenwerking met de Community Relations & Operations Manager, de Hospitality Coordinator, de Financial Controller en andere teams help je mee aan het creëren van een professionele, gastvrije en efficiënte werkomgeving.

Jouw taken

Kantoorbeheer en administratie

• Coördineren van de dagelijkse gang van zaken op kantoor en in de gedeelde werkruimtes, waarbij je zorgt voor een gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving;
• Beheer de algemene kantoor-e-mail, inkomende en uitgaande post, en stuur vragen door naar de juiste collega’s;
• Bestel en beheer kantine- en kantoorbenodigdheden;
• Coördineren van de catering en praktische zaken tijdens de opbouw van tentoonstellingen;
• Beheer van belangrijke administratieve taken, kantoorlogistiek en ondersteuning bij veiligheidsprocedures;
• Beheer van bezoekersgegevens en andere administratieve systemen;
• Assisteren bij de verwerking van facturen, rapportages en budgetbeheer;
• Beantwoorden van algemene vragen en verlenen van administratieve ondersteuning binnen de hele organisatie;
• Mogelijkheden identificeren om kantoorprocedures en administratieve werkprocessen te verbeteren.

Evenementencoördinatie

• Ondersteuning bieden bij de voorbereiding, uitvoering en opvolging van ruimteverhuur;
• Coördineren van de evenementplanning, tijdschema’s en productiedocumenten;
• Coördineren van catering, technische vereisten en andere logistieke aspecten van evenementen;
• Hulp bij het organiseren van leveranciers en externe dienstverleners;
• Verwerken van evenement gerelateerde administratie, waaronder reserveringen en facturering;
• Ervoor zorgen dat evenementenruimtes uitnodigend, toegankelijk en klaar zijn voor bezoekers.

Jij bent:

• Georganiseerd, servicegericht en betrouwbaar;
• Je haalt energie uit het werken in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is;
• Je kunt moeiteloos meerdere prioriteiten tegelijk beheren, met behoud van nauwkeurigheid en oog voor detail;
• Proactief, praktisch ingesteld en in staat om zelfstandig initiatief te nemen;
• Ervaren in administratief werk, met sterke organisatorische vaardigheden;
• Ervaren met Microsoft Office en digitale administratiesystemen;
• Vloeiend in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
• Interesse in hedendaagse kunst en cultuur;
• Woonachtig in Rotterdam of omgeving.

Wij bieden:

• Een werkweek van 16-20 uur, flexibele dagen mogelijk;
• initieel contract van 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging;
• Salaris volgens de richtlijnen van De Zaak Nu voor functie- en salarisstructuren in instellingen voor beeldende kunst, tussen € 2824 en € 3100, en 8% vakantietoeslag;
• 25 vakantiedagen (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur);
• Een goede pensioenregeling;
• Ruimte voor je ideeën, ontwikkeling en groei;
• Een inspirerende werkplek in een informele werkomgeving in de altijd levendige Witte de Withstraat, en last but not least: geweldige collega’s.

Over Kunstinstituut Melly

Kunstinstituut Melly is een instelling voor hedendaagse kunst die zich toelegt op het presenteren en verkennen van het werk van beeldende kunstenaars en cultuurmakers door middel van tentoonstellingen, opdrachten, publicaties en educatieve programma’s. Ons werk legt de nadruk op collectief leren en publieke participatie, en bevordert een betekenisvolle betrokkenheid bij kunst en de rol daarvan in het begrijpen van het verleden, het heden en de toekomst.

Locatie: Kunstinstituut Melly, Witte de Withstraat 50, Rotterdam, Nederland (op locatie)

Kunstinstituut Melly onderschrijft de Governance Code voor Cultuur, de Fair Practice Code en de Code voor Culturele Diversiteit en Inclusie.

Solliciteren

Herken je jezelf in deze functie? Stuur je cv en korte motivatie via het formulier. We kijken uit naar je sollicitatie!

Sluitingsdatum: 24 augustus 2026

Motivatiebrief + cv

Solliciteer Solliciteer