Terug naar alle artikelen
Onboarding is het proces waarbij iemand wegwijs wordt gemaakt in de organisatie. Het is een belangrijke stap om medewerkers betrokken te laten starten, of ze nu tijdelijk of voor langere tijd aan de slag gaan. In de culturele sector, waar ambities groot zijn en de werkdruk hoog is, krijgt dit proces niet altijd de aandacht die het verdient. Terwijl het meer is dan een rondleiding of het regelen van een werkplek.
Goede onboarding kost tijd
HR-expert Jenny Duijndam benadrukt dat onboarding meer tijd en aandacht vraagt dan organisaties verwachten. Volgens haar duurt een goed onboardingproces zes maanden tot een jaar. In de culturele sector is die ruimte niet altijd vanzelfsprekend. Door beperkte capaciteit ligt de focus vaak op het snel inwerken van nieuwe collega’s. Maar een goed ingericht proces biedt meer: het helpt medewerkers zich snel thuis te voelen, versterkt de binding met de organisatie en legt de basis voor langdurige of loyale samenwerking.
Als een nieuwe medewerker een fijne ervaring heeft, zal diegene dat delen.
Daarmee draagt onboarding niet alleen bij aan behoud: het kan ook het imago van je organisatie beïnvloeden. “Als een nieuwe medewerker een fijne ervaring heeft, zal diegene zijn enthousiasme over de fijne start delen met vrienden en familie,” zegt Jenny. “Dat betekent zoveel meer dan alleen een goede medewerker. Het is positieve reclame voor de organisatie.” Maar het omgekeerde gebeurt ook: wie zich niet gezien voelt en snel weer vertrekt, zal die ervaring ook delen. In een relatief kleine sector als de culturele, waarin veel professionals elkaar kennen, kan dat het beeld van een organisatie als werkgever blijvend beïnvloeden.
Een goed begin: van preboarding tot dag één
Voor organisaties die medewerkers een sterke start willen geven, is het belangrijk om het volledige onboardingproces in beeld te brengen. Dat proces begint bij de preboarding: de periode tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag. Jenny raadt aan om in deze fase heldere afspraken te maken over arbeidsvoorwaarden, locatie en startmoment. Na de eerste werkdag begint een nieuwe fase. Een goede onboarding is een doorlopend proces met momenten van begeleiding, afstemming en betrokkenheid.
Van HR tot leidinggevende: wie heeft welke rol?
In elke fase van onboarding spelen verschillende mensen een rol. Een duidelijke taakverdeling helpt om het proces soepel te laten verlopen. HR is meestal verantwoordelijk voor het arbeidscontract en de arbeidsvoorwaarden en voor de communicatie rondom de start. De leidinggevende speelt juist een belangrijke rol in het dagelijkse contact. Die zorgt ervoor dat de nieuwe collega zich welkom voelt, weet bij wie die terechtkan met vragen en goed wordt begeleid.
Ook het team heeft een rol: collega’s zorgen voor een warme ontvangst, helpen met praktische zaken en dragen eraan bij dat iemand zich snel onderdeel voelt van het team. Tot slot zorgt de IT-verantwoordelijke ervoor dat de nieuwe collega vlot toegang heeft tot de juiste systemen. Als de rollen goed op elkaar zijn afgestemd, verloopt het onboardingsproces soepeler voor iedereen.
Aan de slag met onboarding in jouw organisatie
Voor organisaties die hun onboarding willen verbeteren, heeft Jenny een helder uitgangspunt: “Zorg dat een nieuwe medewerker in elke fase weet waar die aan toe is. Verplaats je in de ander, en maak duidelijk wat, wanneer en waar iets gebeurt.”
Verplaats je in de nieuwe medewerker en maak duidelijk wat, wanneer en waar iets gebeurt.
Heldere communicatie en goede voorbereiding maken het verschil. Denk aan het beschikbaar stellen van checklists, het afstemmen van verwachtingen en het aanwijzen van contactpersonen. Volgens Jenny is onboarding hét visitekaartje van je organisatie: “Je kan heel veel geld stoppen in je marketing, maar je medewerkers zijn je allerbelangrijkste waarde.”
Werk je als HR-professional of leidinggevende in de culturele sector en wil je meer weten over onboarding? Tijdens het volgende event van het HR-netwerk Cultuur op 26 maart vertelt Jenny Duijndam hoe je nieuw talent een sterke start biedt binnen je organisatie. Er is volop ruimte voor uitwisseling, praktijkvoorbeelden en tips die je direct kunt toepassen.