Terug naar alle artikelen
Jenny Duijndam is een ervaren HR-professional met een passie voor leiderschap. Ze werkte jarenlang als HR-businesspartner in de bankensector, onder andere bij de missiegedreven Triodos Bank. Als HR-businesspartner werkte Jenny nauw samen met leidinggevenden aan teaminrichting, personeelsontwikkeling en lastige situaties zoals verzuim of disfunctioneren.
Tijdens de coronapandemie maakte Jenny de overstap naar het zzp-bestaan. Via opdrachten op het gebied van HR-strategie en teamontwikkeling kwam ze terecht bij Platform ACCT. Dat leidde tot breed inzicht in de culturele sector, onder andere via de 'mens en organisatie APK', waarbij ze diverse poppodia van HR-advies voorzag.
Leidinggeven vraagt om meer dan inhoudelijke expertise
In haar loopbaan zag Jenny één ding steeds terugkomen: leidinggevenden worstelen met HR-vraagstukken, omdat ze het lastig vinden om het gesprek aan te gaan over bijvoorbeeld functioneren en verzuim. Niet omdat ze dat niet willen, maar omdat ze nooit echt hebben geleerd hoe je zo’n gesprek voert. “Veel leidinggevenden zijn doorgegroeid vanuit een andere rol, maar leidinggeven is een vak en vraagt om andere kwaliteiten,” aldus Jenny.
Om hen daarbij te helpen, lanceerde ze De Slimme Leider: een bedrijf dat zich richt op een combinatie van training en praktische toolboxen die leidinggevenden helpen bij allerlei HR-vraagstukken. Daarbij draait het volgens Jenny om één centrale vaardigheid: het tijdig voeren van het juiste gesprek met medewerkers.
De cultuursector: hoge eisen aan leiderschap
Zijn de uitdagingen in de culturele sector anders dan in andere sectoren? “De basis van leidinggeven is overal hetzelfde,” zegt Jenny. “Maar in de cultuursector vervullen leidinggevenden vaak meerdere rollen tegelijk. Het werk gaat altijd door: de deuren gaan iedere dag open voor publiek. Dat zorgt voor constante druk en weinig ruimte voor reflectie of feedbackmomenten. En omdat medewerkers vaak enorm betrokken zijn, is het vaak lastig om grenzen aan te geven.”
HR is ondersteunend, niet leidend
Bij personeelsvraagstukken is het binnen organisaties niet altijd duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Jenny ziet dat leidinggevenden vaak naar HR kijken zodra er iets speelt met een medewerker. “Maar het is juist de leidinggevende die het dagelijkse contact heeft met medewerkers, en dus ook degene die het gesprek moet voeren over functioneren, gedrag en ontwikkeling. HR ondersteunt dat proces door kaders te bieden, beleid te ontwikkelen en praktische tools aan te reiken,” legt Jenny uit.
Het goede gesprek als sleutel
Een belangrijk knelpunt dat Jenny inspireerde tot de Slimme Leider, is het uitblijven van gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers. “Zeventig procent van de leidinggevenden vindt het lastig om het gesprek aan te gaan wanneer er iets speelt op de werkvloer,” zegt ze. “Vaak wordt gedacht of gehoopt dat het vanzelf overgaat, maar meestal is dat niet zo. Als je als leidinggevende niet duidelijk maakt wat je verwacht, kun je ook niet verwachten dat een medewerker daar goed op reageert.”
“Zeventig procent van de leidinggevenden vindt het lastig om het gesprek aan te gaan wanneer er iets speelt op de werkvloer.”
Volgens Jenny is het dan ook essentieel dat leidinggevenden vaardig worden in het voeren van zogeheten ‘goede gesprekken’. “Daarin communiceert de leidinggevende helder over de kaders en verwachtingen, zodat een medewerker weet waar hij aan toe is.” Zonder zulke gesprekken kunnen kleine signalen uitgroeien tot disfunctioneren of in sommige gevallen zelfs tot (langdurig) verzuim.
Een klein signaal kan groot worden
Veel leidinggevenden willen het goede gesprek wel voeren, maar durven niet goed, merkt Jenny. “Ze zijn bang om niet aardig gevonden te worden, of hebben simpelweg nooit geleerd hoe je feedback geeft. Daarnaast bestaat er vaak onzekerheid over wat je wel of niet mag zeggen.”
“Door het goede gesprek op tijd te voeren, voorkom je dat een kleine hapering uitgroeit tot disfunctioneren”
Juist daarom is kennis zo belangrijk. “Het verschil tussen een tijdelijke dip en disfunctioneren is niet altijd duidelijk. Als je dat leert herkennen én bespreekbaar kunt maken, kun je grotere problemen voorkomen.” Dat maakt het des te belangrijker om als leidinggevende regelmatig het gesprek aan te gaan. Mensen zijn misschien wel de grootste kostenpost, maar zeker ook de grootste waarde van organisaties. “Als je geen aandacht besteedt aan wie hen aanstuurt, loop je risico’s,” aldus Jenny. “Je kunt hard werken aan werving, maar als mensen daarna verzuurd raken of uitstromen, ben je terug bij af. Door het goede gesprek op tijd te voeren, voorkom je dat een kleine hapering uitgroeit tot disfunctioneren.”
Praktische HR toolboxen voor zelfverzekerd leiderschap
Online is veel informatie te vinden over HR-thema’s als disfunctioneren en verzuim, maar vaak ontbreekt de praktische vertaalslag. Daarom ontwikkelde Jenny toolboxen waarin alles samenkomt: van HR-materiaal zoals checklisten en voorbeeldbrieven tot juridische aandachtspunten.
Wat deze toolboxen vernieuwend maakt, is dat leidinggevenden er niet alleen informatie vinden, maar ook actief kunnen oefenen. Ze kunnen vragen stellen aan een virtuele HR-adviseur en realistische gesprekken voeren met een AI-chatbot. Zo doen ze ervaring op met lastige situaties en groeien ze in hun rol als leidinggevende.
Oefenen met verschillende typen medewerkers
In de praktijk vraagt elke medewerker om een andere benadering. “Iemand die verlegen is, benader je anders dan iemand die dominant of verzuurd is,” legt Jenny uit. Daarom bevat de toolbox verschillende AI persona’s waarmee leidinggevenden kunnen oefenen. Dat helpt om gespreksvaardigheden te ontwikkelen voordat het gesprek echt plaatsvindt en geeft meer zekerheid bij het handelen in de praktijk.
Twee eye-openers die leidinggevenden wakker schudden
Leidinggevenden die deelnemen aan trainingen of werken met de toolboxen, komen vaak tot twee belangrijke inzichten. “Als je te lang wacht met het voeren van het goede gesprek, wordt het probleem meestal groter,” zegt Jenny. “Bij disfunctioneren of verzuim is vroegtijdig het gesprek aangaan essentieel. Door doorlopend in gesprek te blijven met medewerkers voorkom je dat situaties escaleren.”
“Vroegtijdig het gesprek aangaan bij disfunctioneren of verzuim voorkomt dat situaties escaleren.”
Het tweede inzicht gaat over de eigen rol van de leidinggevende. “Disfunctioneren ontstaat bijna nooit uit het niets. Je moet jezelf serieus afvragen of je wel duidelijk hebt gemaakt wat je van iemand verwacht. Als dat niet zo is, kun je het een medewerker ook niet kwalijk nemen.”
Investeren in leidinggevenden loont
Jenny hoopt vooral dat leidinggevenden het gesprek eerder aangaan – met meer vertrouwen en minder stress. “Daar profiteert niet alleen de medewerker van, maar de hele organisatie.” Want uitstel heeft een prijs. “Een disfunctionerende medewerker kost al snel 45.000 euro per jaar, en een zieke gemiddeld 340 euro per dag. Zeker in de culturele sector zijn dat bedragen die je niet zomaar opvangt.”
Volgens Jenny wordt het vak van leidinggeven nog vaak onderschat. “Maar wie erin investeert, wint er veel mee terug.”
Op de Slimme Leider vind je alle informatie over de toolboxen verzuim en disfunctioneren en plan je een gratis adviesgesprek met Jenny. Wil je na het lezen van dit artikel je rol als HR-professional verder aanscherpen? Sluit je dan aan bij het HR-netwerk Cultuur. Tijdens de volgende HR-kennissessie geeft Jenny Duijndam een presentatie over onboarding in de culturele sector.